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Cue SIG Constitution

This document is available in for download in English and Japanese.

As of February 18, 2024, JALT changed its Bylaws to rename that position as "SIG President". So, the appropriate changes have been made as directed by the SIG Liaison Officer today, Feb. 25, 2024

 

CUE SIG Constitution
The Constitution of The College and University Educators’ SIG of The Japan Association for Language Teaching

Article 1. NAME

The name of the organization shall be "Daigaku Kyoiku Kenkyubukai" in Japanese and "The College and University Educators’ Special Interest Group" in English. The abbreviation shall be “CUE SIG.”

Article 2. AFFILIATION

The College and University Educators’ SIG is a special interest group of NPO JALT (The Japan Association for Language Teaching).

Article 3. PURPOSE

The CUE SIG is a not-for-profit organization focusing on discussion of issues related to the development of language education in Japanese colleges and universities. The organization shall foster research, issue publications, hold periodic meetings and forums, cooperate with other interested language organizations, and engage in other activities for those interested in improving the quality of teaching at the tertiary level of education.

Article 4. MEMBERSHIP

Individual membership shall be open to any JALT member upon payment of the annual membership fee currently set by JALT.

Article 5. ANNUAL GENERAL MEETING (AGM)

a. a. The CUE SIG shall hold the AGM around the time of the JALT International Conference, whether 1-2 weeks before or after the conference. The time and place shall be announced to all CUE SIG members at least two weeks prior to the AGM. Members present at this meeting shall constitute a quorum. Each CUE SIG member shall have an equal voting right at the AGM.
b. The following items shall be resolved at the AGM:

  1. Appointment and dismissal of officers
  2. Business plan
  3. Budget for revenues and expenditures
  4. Financial reports
  5. Amendment of the Articles of CUE SIG Constitution
  6. Other important issues concerning the administration of CUE SIG

Article 6. OFFICERS

Officers of the CUE SIG shall be as follows:

  1. Executive Officers: President, Treasurer, Membership Chair, Programs Chair, Publicity Chair, Publications Chair
  2. Other officers: Grants Officer, Webmaster, Proofreading Coordinator, Members-at-Large, and others deemed necessary
    1. Descriptions of officer duties follow the Constitution in the Bylaws below.
    2. In principle, all Executive Officers shall be elected by and approved at the AGM. In the event that a position is not filled at the AGM, the Executive Officers shall appoint a member to the position by December 20th.
    3. The term of office shall be for one year. An officer shall begin their term of office starting the day after the AGM and shall perform their duties until the election at the following year’s AGM. If not reelected at the AGM for the same position, officers shall continue their positions jointly with newly-elected officers until December 19th to provide additional assistance; however, reelection to the same officer position shall not be prohibited
    4. All Executive Officers shall be required to join the online JALT CUE officers’ communication platform (e.g., Basecamp) and are expected to maintain close contact with other officers on a regular basis. All other officers are permitted and encouraged to join as well.
    5. With the exception of the Treasurer, any officer may hold more than one officer position.

Article 7. PUBLICATIONS

The CUE SIG shall produce at least one (1) academic publication of each type (e.g., OnCUE Journal, OnCUE Journal Special Issue, and CUE Circular) per year and strive to produce a monthly email newsletter of events and SIG information.

Article 8. Conferences and Events

The CUE SIG shall hold at least one conference, retreat, or other public event each year, either as the sole sponsor or as a co-sponsor in conjunction with other organizations.

Article 9. Financial year

The CUE SIG's financial year shall begin on April 1st and end on March 31st.

Article 10. Amendments

  1. Amendments to this Constitution must be proposed by at least three Executive Officers of the CUE SIG, or by at least 5% of the CUE SIG members.
  2. The proposed amendment(s) must be ratified in a procedure clearly explained to all CUE SIG members in writing. The proposed amendment(s) must be ratified by two-thirds of the members voting via online or regular mail ballot, or at the AGM. All amendments will become effective immediately upon ratification.
  3. CUE amendments must be proposed simultaneously in English and Japanese versions.

Bylaws of the CUE SIG

Article 1. DUTIES OF OFFICERS

(1) PRESIDENT:

The President shall have general responsibility for coordinating the activities of the CUE SIG Executive Officers and for directing the affairs of the JALT CUE SIG. They shall preside at the CUE SIG AGM and at other CUE SIG sponsored events. In the absence of the President, another officer appointed by the President shall chair the meeting. The President will serve as liaison to other similar organizations. The President shall submit an annual report to JALT.

(2) TREASURER:

The Treasurer shall keep all financial records, and collect and disburse all funds of the JALT CUE SIG. They shall present an account of the financial status of the organization at the CUE SIG AGM and submit regular monthly financial reports via email to the JALT Central Office. The Treasurer shall prepare the financial documents for an internal audit to take place after the books have been closed at the end of each financial year.

(3) MEMBERSHIP CHAIR:

The Membership Chair shall be responsible for registering and renewing membership, keeping membership information provided by members, maintaining a comprehensive and up-to-date list of the membership, databasing for internal analysis, and forwarding membership information to the appropriate JALT officers. The Membership Chair shall assist the Publicity Chair and Publications Chair as needed for distribution of CUE announcements and SIG materials (e.g., CUE pamphlet).

(4) PUBLICATIONS CHAIR

The Publications Chair shall coordinate with the Editorial Teams, Layout and Proofing Teams, and submission reviewers and other publications-related staff in editing, publishing, and distributing each calendar year the SIG publications. The Publications Chair may appoint people to positions within the editorial, proofing, reviewing, and publishing staff, subject to approval by at least two other Executive Officers.

(5) PROGRAMS CHAIR:

The Programs Chair shall supervise the planning and organizing of all regular and special programs and provide the necessary information to officers of the SIG or other JALT agencies as needed. They shall solicit presentation proposals from the CUE SIG members and arrange for vetting them where necessary. They shall contact and arrange for speakers to present at the JALT International Conference and PanSIG conference and the SIG’s annual conference. This means actively offering such programs to JALT Chapters, special events of JALT, or other L2 educational organizations within and outside of Japan.

(6) PUBLICITY CHAIR:

The Publicity Chair shall foster and coordinate telecommunications (e-mail, Facebook, Twitter, YouTube, etc.) among CUE SIG members and is partially responsible for the management of CUE SIG’s website. The Chair shall also make efforts to advertise CUE events in a timely manner in conjunction with the President and Programs Chair and other officers as necessary.

(7) OTHER OFFICERS

Other officers include Grants Officer, the Webmaster, Proofreading Coordinator, Members-at-Large, and any other officer positions that may be created on an ad hoc need-basis as the occasion warrants, subject to approval in writing by at least 3 Executive Officers. All such officers shall be entitled to join the officers’ communication platform (e.g., Basecamp).

Article 2. CONFLICTS OF INTEREST

CUE SIG officers must attempt to avoid conflicts of interest between their professional duties of office and their private interests. Specifically, a potential conflict of interest shall be said to exist if:

  1. a person editing a CUE SIG publication decides whether their article should be published or how it should be edited,
  2. a CUE SIG officer decides whether to accept a presentation proposal by themselves at a CUE-sponsored event,
  3. a CUE SIG officer wishes to represent this organization as a speaker at a JALT event, or
  4. a SIG officer uses the name or resources of the SIG (a) to promote the sale of commercial materials or services, or (b) to seek employment opportunities or elective offices.

To avoid such cases, the following measures are enacted:
All members must be informed through the SIG newsletter or mail of CUE SIG publishing or presenting opportunities.
Officers should consider the following guidelines:

  1. Any person(s) editing a CUE SIG publication may write articles for that publication. However, they must abstain from deciding whether their article(s) is published and how it is edited. The decision to accept/reject and to edit such an article must be made by the other SIG publications-related officers.
  2. Any officer may represent the SIG at a conference, but must abstain from the presentation selection process. Program-related officers, excluding presentation proposers, shall supervise the vetting of proposals.
  3. Any officer may engage in commercial activities, but must not associate the name or resources of the SIG or any JALT forum with commercial or politically motivated activities.

Article 3. AMENDMENTS TO THE BYLAWS

Amendments to the Bylaws may be proposed and carried out in the same manner as constitutional amendments.
**********
This Constitution and Bylaws were approved by the College and University Educators’ SIG Executive Board on April 22, 2023.
This Constitution and Bylaws were accepted by the JALT Executive Board on June 24, 2023.
This Constitution and Bylaws were ratified by the College and University Educators’ SIG members on June 1, 2023.

JALT Bylaws changed Coordinator title to President, effective February 18, 2024.

全国語学教育学会大学外国語教育研究部会 定款

第１章 総 則

第１条（名称）

この法人の名称は、日本語名を「大学外国語教育研究部会」とし、英語名をThe College and University Educators’ Special Interest Group”とする。 略称をCUE SIGとする。

第2条（所属）

大学外国語教育研究部会はNPO全国語学教育学会（JALT）に所属する研究部会である。

第3条（目的）

JALT CUE SIGは、日本の高等教育機関における語学教育の発展に関する問題を取り扱う非営利団体である。研究、出版の促進、定期的な会合 やフォーラムの開催、他の語学教育関連機関との協力活動を主な活動とし、また、高等教育における教授の質向上に向けて、関連する活動を行う。

第4条（会員）

JALTが定めた年会費を納めたJALTの会員はJALT CUE SIGの会員になることができる。

第5条（年次総会）

  1. JALT CUE SIGはJALTの年次国際大会時に総会を開催する。日時と場所は、開催日の2週間前までに会員に通知されなければならない。総会に出席した会員をもって、総会の定足数とし、各正会員の表決権は平等なものとする。
  2. 総会は、以下の事項について議決する。
    1. 役員の選任又は解任
    2. 事業計画
    3. 収支予算
    4. 会計報告
    5. 定款の変更
    6. その他CUE SIGの運営に関する重要事項

第6条（執行役員会）

CUE SIGには以下の役員を置く。

  1. 主要役員：コーディネータ（部会代表）、会計担当、会員担当、企 画担当、広報担当、出版担当
  2. その他の役員：CUE Journalのセクション編集担当、ウェブ担当、代 表メンバー
    1. 役員の職務は、定款に続く細則によって定める。
    2. 原則として、すべての役員は、JALT年次国際大会時の総会で選出され承認される。総会で役員が選出されない場合には、年内の12月20日までに主要役員が役員を任命する。
    3. 役員に任期は1年とする。役員の任期は年次総会の翌日に始まり、翌年の年次総会での選挙までその職務を遂行する。総会で同じ担当に選出されない場合には、役員は新選出者とともに12 月19日まで補助的に任務を続ける。同じ役員の再選は妨げられない。
    4. すべての役員はJALT CUEのオンライン・連絡リストに参加することとし、互いに定期的に連絡をとることとする。
    5. 会計を除いて、ひとりの役員が2つ以上の役職を兼ねることができる。

第7条（出版物）

CUE SIGは、オンライン版を含め、少なくとも年3回の出版物を発行しなければならない。

第8条（研究会等）

CUE SIGは、単独で、あるいは、他の機関と共同で、年に少なくとも一 度研究会、合宿など、公の会合等を開催する。

第9条（会計年度）

CUE SIGの会計年度は毎年4月1日に始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。

第10条（定款の改正）

  1. この定款を変更しようとするときは、改正案が、CUE主要役員会の少なくとも3名の役員もしくは少なくとも部会員の5%によって提案されなければならない。
  2. 提案された改正案は、全会員に書面により明確に説明されなければならない。提案された改正案は、オンラインまたは総会での投票により、投票者の3分の2で承認される。改正案は承認後直ちに有効となる。
  3. CUE定款の改正案は英語と日本語の両方で提示されなければならない。

CUESIG細則

第1条（役員の職務）

(1) コーディネータ(部会代表):

コーディネータはCUE SIG主要役員の活動を取りまとめる全般的な責任を担う。CUE SIG総会およびCUEが主催する会合等を統括する。コーディネータが不在の場合には、コーディネータが任命する別の役員をもってそれに当てる。コーディネータはJALTに年間報告を提出する。

(2) 会計担当:

会計担当者はすべての会計を記録し、JALT CUE SIG のすべての資金の入金・支出の管理をする。CUE SIG年次総会にて組織の資金状況について報告し、JALT本部に毎月会計報告をメールにて提出する。会計担当者は会計年度終了後に内部監査を受けるための会計関連書類を作成する。

(3) 会員担当:

会計担当者は会員の登録や更新、会員によって提供された情報の管理、会員の総合的かつ最新のリストの管理、内部分析のためのデータベース化、そして該当するJALT役員への会員情報の提供を行う。会員担当者は、CUE出版物の配送のため、広報担当者、出版担当者を補助する。

(4) 出版担当:

出版担当者はOnCUE Journal雑誌編集班、校正レイアウト班、配送班、及び他の出版関係スタッフと連携し、１暦年あたり３つのOnCUE 出版物の編集、発行、配送を行う。出版担当者は、OnCUE Journal作成要員の職務について、他の主要役員のうち2名の承認をもって、CUE会員を任命することができる。

(5) 企画担当:

企画担当者は、必要に応じて本研究部会の役員とその他のJALT関連担当者と連絡を取り、定期的または特別なプログラムの立案・企画を管理する。CUE SIG会員からの発表提案を促し、必要に応じて審査する。JALT年次国際大会、SIGシンポジアムの発表者に連絡を取り、発表の調整を行い、JALT支部、JALTの特別な会合、その他の第二言語教育に関係する国内外の組織にプログラムを提供する。

(6) 広報担当:

広報担当者はCUE SIG会員に対し、テレ・コミュニケーション（メール及びインターネット上）を促進・取りまとめし、CUE SIG会員のリストサーブ、役員のYahoo! グループ、SIG ウェブサイトの管理に責任を持つ。担当者は企画担当者と協力しCUEの会合等を適切な時期に宣伝する。

(7) その他の役員:

その他の役員として、OnCue Journalのセクション編集担当、ウェブマスター、代表会員を置く。また、代表役員のうち少なくとも3名の承認を持って、必要に応じてその他の 役員を配置することができる。

第2条（利害関係）

CUE SIG役員は役員会の義務と個人的な利益を混同させてはならない。特に次のような場合は利害関係が生じうる。

  1. CUE SIGの出版編集に関わる者が自身の論文の出版の可否や編集の 仕方に関わる場合
  2. CUE SIGの役員が、CUEが出資する会合等における自身の発表提案を受理するかどうかの判断に関わる場合
  3. CUE SIG役員がJALTの会合等における発表者としてこの団体を代表 する場合
  4. SIGの役員がSIGの名前や資産を利用して、製品やサービスを宣伝販売したり、雇用機会を求めたり、選挙事務所を構える場合

このような場合を避けるため、以下の方策が適切である：

CUE SIGの出版や発表の機会は、ニュースレターやメールを利用して、全ての会員に通知されなければならない。

役員は以下のガイドラインを考慮しなければならない：

  1. CUE SIG出版物を編集する者はその出版物に投稿する記事を書くことができる。しかし、その記事の出版の可否や編集を決定する過程には関わらない。受理・拒否や編集の決定はその他のSIG出版関係の役員によってなされなければならない。
  2. 役員は研究会でSIGの大会で代表することができるが、発表の選出過程には関わらない。企画に関係する役員は、発表提案者を除き、提案の審査を監督する。
  3. 役員は商業的活動に関わることができるが、本研究部会の名称や資産、あるいはJALTの公開討論と商業的・政治的活動を関連づけてはならない。

第3条（細則の改正）

細則の変更については、定款の改正と同様の過程をもって行われる。

**********

この定款細則は2023年4月22日JALT大学外国語教育研究部会執行委員会によって承認された。

この定款細則は2023年6月24日JALT執行役員会で受理された。

この定款細則は2023年6月1日JALT大学外国語教育研究部会分野別研究部会の年次総会で批准された。

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